UBND huyện Tuyên Hóa phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông xây dựng hệ thống thư điện tử công vụ chung cho các phòng, ban, đơn vị thuộc UBND huyện và UBND các xã, thị trấn để tiến hành gửi và nhận các loại văn bản, giấy mời, tài liệu, chuyển từ phương thức làm việc bằng văn bản giấy sang phương thức làm việc bằng văn bản được gửi qua thư điện tử công vụ chung, từng bước đẩy mạnh cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả làm việc và thực hành tiết kiệm trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước. UBND huyện Tuyên Hóa yêu cầu Trưởng các phòng, ban, đơn vị thuộc UBND huyện và UBND các xã, thị trấn thực hiện tốt các nội dung công việc sau:
1. Liên hệ với Văn phòng HĐND&UBND huyện để được cấp tài khoản thư điện tử công vụ và hướng dẫn sử dụng hộp thư.
2. Trưởng các phòng, ban, đơn vị, Chủ tịch UBND các xã, thị trấn có trách nhiệm đảm bảo điều kiện triển khai sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ; giao hộp thư điện tử công vụ chung của đơn vị mình cho một cán bộ quản lý. Quán triệt cho cán bộ, công chức, viên chức sử dụng có hiệu quả hệ thống thư điện tử công vụ trong công việc. Thường xuyên kiểm tra, đánh giá việc sử dụng thư điện tử công vụ của cán bộ, công chức, viên chức trong công việc, coi đây là trách nhiệm, quyền hạn của Thủ trưởng cơ quan trong việc cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả hoạt động, thực hành tiết kiệm.
3. Cán bộ, công chức, viên chức được phân công quản lý hộp thư điện tử công vụ của phòng, ban, đơn vị sau khi nhận tài khoản phải tiến hành đổi mật khẩu, quản lý mật khẩu truy cập, hàng ngày phải thường xuyên đăng nhập vào hệ thống, ít nhất là 4 lần/ngày để kịp thời nhận các văn bản, tài liệu, đặc biệt là giấy mời và báo cáo với thủ trưởng cơ quan, đơn vị mình để chủ động sắp xếp công việc. Chịu trách nhiệm trước cơ quan và UBND huyện trong trường hợp không cập nhật thông tin kịp thời, không gửi văn bản mật qua đường mạng.
4. Kể từ ngày 4/01/2016, các văn bản của UBND huyện sẽ được gửi vào thư điện tử công vụ chung, đề nghị Thủ trưởng các phòng, ban, đơn vị và Chủ tịch UBND các xã, thị trấn theo dõi, nếu để tình trạng thiếu thông tin do không sử dụng hộp thư thì trước hết Thủ trưởng cơ quan, đơn vị và cá nhân được phân công quản lý đó phải chịu trách nhiệm.
Yêu cầu Trưởng các phòng, ban, đơn vị thuộc UBND huyện, Chủ tịch UBND các xã, thị trấn triển khai thực hiện nghiêm túc, trong quá trình thực hiện có khó khăn, vướng mắc phải báo cáo UBND huyện (qua Văn phòng HĐND&UBND huyện, số điện thoại: 0523 684 437)./.
